경북교육청은 지난 8월 24일부터 12월 말까지 모든 공적 행위의 과정과 결과를 기록 관리해 투명하고 신뢰받는 행정 구현의 기반 마련을 위해 '공문서 정본화 작업'을 한다고 11일 밝혔다.

공문서 정본화 작업은 공식적으로 공공기관에서 결재 또는 접수한 기록물을 포함해 결재과정에서 발생한 수정내용과 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토 사항 등이 업무관리시스템에서 표준기록관리시스템으로 정확히 이관되었는지 확인하는 작업이다.

공문서 정본화를 위한 첫 번째 조치는, 업무관리시스템과 표준기록관리시스템의 자료 정합성 검증이다. 2011∼2019년까지 업무관리시스템 문서를 표준기록관리시스템으로 이관 완료한 후, 두 시스템 자료의 오류 여부를 검증하고 있다.

표준기록관리시스템은 전자 기록의 안전한 보존ㆍ관리와 전자기록관리체계 표준화, 기록정보 자원의 지속적 활용을 위해 국가기록원에서 2013년 개발ㆍ보급한 시스템으로 전 관공서 사용을 의무화 하고 있다.

그동안 2019년 이전 문서 검색은 17개 시ㆍ도교육청에서 전자문서시스템으로 사용하는 업무관리시스템과 표준기록관리시스템을 병행해 사용했으나, 2021년부터는 표준기록관리시스템에서만 가능해진다.

두 시스템의 오류 점검 내용은 문서 생산 일자, 문서명, 첨부 파일, 결재 과정에서 발생한 수정내용과 이력 정보 등이다.

이번 점검을 통해 2011∼2019년 자료 중 4,239개 학교와 부서 63,404건의 문서가 이관 시 오류가 발생한 것을 확인했다. 오는 12월 말까지 기록물의 무결성(無缺性)ㆍ신뢰성 확보를 위해 오류 문서를 정비해 전자기록물 이관 오류 zero에 도전하고 있다.

공문서 정본화를 위한 두 번째 조치로 지난 8월31일∼9월4일까지 전국 시도교육청 중 최초로 표준기록관리시스템의 '성능 및 부하 테스트'를 했다.

또한 업무관리시스템 접근을 막고 표준기록관리시스템으로 교직원의 접속을 유도해 시스템의 성능을 자체 점검했다. 찾아낸 문제점은 올 연말까지 조치를 완료할 예정이다.

민병열 총무과장은 "공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제16조에 따라 전자문서의 안전한 보존ㆍ유지에 최선을 다하고 있다"며 "앞으로도 경북교육청 교직원이 각종 전자기록물 검색과 자료 활용 시 불편을 느끼지 않고, 사용할 수 있는 최상의 '표준기록관리시스템'을 만들겠다"고 말했다.